ИТ - стратегия
       

Учет стоимости владения ИТ (TCO)


Развитие информационных технологий и рост их значения для обеспечения потребностей бизнеса объективно приводят к увеличению расходов на ИТ. В настоящее время уровень затрат на информационные технологии предприятия приближается, а иногда и превышает уровень инвестиций в другие производственные процессы, вместе взятые, поэтому обеспечение оптимальной стоимости ведения бизнеса на основе информационных систем становится одной из основных задач поддержания требуемого уровня конкурентоспособности организации на рынке.

Идентификация всех затрат, связанных с информационными технологиями, может потребовать кропотливой работы, но результаты бывают просто поразительными. Например, зачастую организации учитывают только прямые затраты на приобретение программного обеспечения, в то время как косвенные затраты, связанные с сопровождением и поддержкой (обновление и пр.), как правило, не учитываются. При этом есть данные, что на каждые сто долларов инвестиций в программное обеспечение приходится еще 20 долларов ежегодных затрат на сопровождение и 40 долларов на поддержку.

В сложившихся условиях проблема оценки эффективности вложений в ИТ становится чрезвычайно актуальной. Какой должна стать корпоративная информационная система (т.е. какова целевая архитектура)? Какие инвестиции требуются для ее создания и сопровождения? Как добиться (т.е. какая должна быть стратегия) разумного соотношения между размерами этих инвестиций и той выгодой, которая может быть получена от использования информационных систем? Эти и многие другие похожие вопросы (по крайней мере, время от времени) беспокоят руководство всех компаний.

Зарубежный опыт решения задач оценки эффективности инвестиций в ИТ показывает, что одним из наиболее широко распространенных методов является применение концепции оценки Совокупной Стоимости Владения ИТ (Total Cost of Ownership – ТСО).

Концепция TCO была развита компанией Gartner в середине1990-х годов путем интеграции существовавших моделей Gartner и разработок приобретенной компании Interpose. Под показателем ТСО понимается сумма прямых и косвенных затрат организации на эксплуатацию своих информационных систем.

Здесь стоит особенно подчеркнуть наличие фактора косвенных затрат.

В отличие от ИТ-бюджетов, которые включают только прямые затраты, в показатель TCO включается и оценка затрат косвенных, связанных с недостатками в работе информационных систем, в том числе:

  • потери времени сотрудников на самообучение;
  • потери времени сотрудников на попытки решить проблемы с информационными системами самостоятельно, в обход службы технической поддержки;
  • потери времени сотрудников на помощь коллегам в решении вопросов поддержки информационных систем;
  • потери (реальные или возможные) предприятия от сбоев в работе ИТ-системы, когда системы становятся недоступными, что влияет непосредственно на конечных пользователей.


ТСО является ключевым количественным показателем эффективности процессов автоматизации компании, так как позволяет оценить совокупные затраты на информационные технологии (оборудование, инструментальные средства (ПО), процессы сопровождения информационных систем, а также действия конечных пользователей), анализировать их и соответственно управлять ИТ-затратами (бюджетом) для достижения наилучшей отдачи от ИТ в организации. TCO представляет собой не просто отдельный интегральный показатель, но целую систему показателей, соответствующих различным статьям расходов.

Результативность предложенной методики привела к тому, что работы по управлению ТСО в настоящее время стали частью плановой работы отделов автоматизации большинства зарубежных компаний. В эту работу обычно входят следующие шаги:

  • обзор существующих ИТ-активов предприятия, процессов управления информационными системами, действий конечных пользователей ИТ;
  • формирование модели совокупных затрат на ИТ предприятия и определение эффективности существующих затрат на эксплуатацию информационных систем;
  • определение целей развития информационных систем, позволяющих обеспечить требуемую эффективность функционирования;
  • оценка затрат и экономического эффекта мероприятий по достижении целей развития информационных систем.


Для количественного анализа используются специальные программные средства типа TCO Manager. Сам по себе расчет не сложен и фактически реализуется на уровне электронных таблиц. Большую ценность имеет возможность сравнения результатов TCO для конкретной организации с представительной базой, созданной по результатам анализа показателей в других компаниях аналогичного профиля. Gartner ведет обширную базу данных клиентов по измерению показателей TCO для различных индустрий и характера вычислительной среды. Сравнение может производиться как со средними показателями по выбранной группе аналогичных компаний, так и с "лучшими в группе". Средние и лучшие показатели рассчитываются и отслеживаются экспертами Gartner по многим предприятиям различных отраслей, так что база этих показателей периодически обновляется. Возможен также анализ типа "что – если", который позволяет смоделировать возможное влияние планируемых решений в области архитектуры – например, по консолидации серверов, на показатель TCO.

Следует отметить, что имеет смысл сравнивать показатели TCO для сопоставимых между собой областей применения ИТ в организации – в рамках некоторой единой модели. Типичным примером является так называемая модель TCO для распределенных вычислений (TCO for distributed computing). Она описывает применение ИТ в гражданской организации – прежде всего, для задач управления. Предполагается, что существенная часть затрат связана с наличием достаточно большого числа пользователей – сотрудников организации, использующих персональные компьютеры (или терминалы), стандартные офисные приложения (текстовый редактор, электронная таблица, электронная почта и т.д.) и, возможно, некоторые специализированные приложения (ERP, CRM,ѕ) для ввода, обработки, анализа, хранения и распространения информации. Надо заметить, что эта категория затрат составляет, как правило, существенную часть от общих затрат на информационные технологии типичной организации.

Понятно, что такая модель не будет адекватно описывать затраты провайдера информационных услуг, таких как поисковый сервис Интернет, или суперкомпьютерного центра, специализирующегося на сложных научных расчетах. По этой же причине в расчет типовых показателей TCO не включаются затраты, связанные с автоматизацией технологических процессов (АСУ ТП). Однако и в этих случаях подход TCO может быть полезным для сравнения различных однотипных подразделений организации между собой, а также для проведения сравнительного анализа данных за различные периоды.

Модель TCO для распределенных вычислений выделяет 5 категорий затрат, составляющих Совокупную Стоимость Владения, три из которых относятся к прямым затратам, а две – к косвенным [8.8].

Важный аспект заключается в том, что косвенные затраты являются отражением того, насколько эффективно осуществляется управление информационными системами. Чем более эффективно ИТ-служба обеспечивает управление ИТ-инфраструктурой и системами, тем меньше косвенные затраты, связанные, например, с простоем систем или потерями времени конечных пользователей на решение проблем и получение помощи от своих коллег. Поэтому неразумная экономия на прямых затратах на ИТ может приводить в реальности только к лишним расходам для организации в целом. Некоторые данные показывают, что неэффективное и слишком агрессивное сокращение прямых расходов на ИТ приводит к потерям $4, связанных с неэффективностью работы конечных пользователей, на каждый $1 экономии прямых затрат.



Косвенные затраты, связанные с распределенными вычислениями, включают, как отмечено выше, следующие категории:

  • затраты, связанные с работой конечных пользователей (решение технических проблем своими силами, самостоятельное обучение и настройка систем, управление файлами и т.д.);
  • потери, связанные с недоступностью систем, когда пользователи не могут выполнять свои непосредственные служебные обязанности.


Типичное распределение затрат TCO по категориям для распределенных вычислений (на настольных ПК используется операционная система Windows XP и офисные приложения Microsoft) показано на рис. 5.1. При этом величина TCO составляет около $4750 на пользователя в год.


Рис. 5.1.  Типичное распределение TCO по категориям затрат

Важно обратить внимание, что TCO для распределенных вычислений существенным образом зависит от того, насколько эффективно ИТ-служба управляет инфраструктурой. Для средней организации, использующей Windows 2000/XP, этот показатель может быть на 11% меньше, чем в организации, в которой не реализованы процессы управления. А в организации, которая эффективно управляет ИТ-инфраструктурой, TCO может быть меньше на 37% [8.9]. От эффективности управления существенно (буквально, в несколько раз) зависит получение экономии прямых и косвенных затрат, связанных с переходом на более новые версии программного обеспечения.

Сей факт еще раз доказывает, что сами информационные технологии являются только одной составляющей и предпосылкой улучшения показателей деятельности компании, а получение реальных преимуществ зависит от способности организации эффективно их использовать.

В состав типового проекта по оценке TCO входят такие работы, как:

  • сбор и консолидация данных по затратам на ИТ;
  • анализ затрат на ИТ;
  • моделирование ситуаций информационного развития компании;
  • расчет затрат и выгод от внедрения технических средств;
  • анализ возврата инвестиций в ИТ;
  • сравнение показателей ИТ организации с показателями аналогичных компаний;
  • оценка работы персонала ИТ-службы;
  • оценка влияния новых информационных технологий на деятельность персонала организации в целом;
  • разработка рекомендаций по оптимизации TCO.




Более подробную информацию по TCO можно найти в Интернет, в т.ч. на сайте http://www3.gartner.com/4_decision_tools/measurement/decision_tools/tco/tco.html, а также в книге К. Скрипкина [8.10], посвященной анализу экономической эффективности информационных систем. Достаточно интересные примеры из практики расчетов по модели TCO, детальное обсуждение методических вопросов и примеры лучших практик по управлению TCO приведены в книге В. Баронова с соавторами [8.11]. Здесь, в частности, отмечается важность использования поправочных коэффициентов, отражающих российские реалии.

Таким образом, TCO выступает в качестве одного из инструментов при выборе перспективной ИТ-архитектуры. В то же время следует учитывать, что эта роль TCO может меняться в зависимости от позиционирования миссии информационных систем в организации. Наибольший вес факторы, связанные с TCO, будут иметь в том случае, когда информационная система рассматривается просто как необходимая, но некритическая составляющая поддержки бизнеса (основной деятельности) организации, такая же как, например, бухгалтерия или хозяйственная служба. В этом плане развитие архитектуры информационных систем направлено прежде всего на сокращение TCO. В частности, одним из следствий наличия ИТ-архитектуры является стандартизация и сокращение типов используемых программно-аппаратных средств. Соответственно, величина TCO будет снижена за счет таких факторов как уменьшение административных расходов, увеличение скидок, связанных с объемами закупок, улучшение использования оборудования и программного обеспечения за счет концентрации квалифицированных кадров и повышения общей надежности систем. Кроме того, наличие стандартизованных конфигураций создает предпосылки для ускорения реализации реализуемых проектов.

В то же время на определенных этапах роста или преобразований в организации величина TCO может по объективным причинам весьма сильно превышать средние показатели по отрасли. В частности, переход от хаотичной к стандартной архитектуре, вероятно, потребует достаточно длительного "периода сосуществования" старых и новых систем, сопровождающегося увеличенными прямыми расходами и рисками.


Содержание раздела