Планируем коммуникации
Распределяя ответственность – самое время договориться о коммуникациях.
Этот, во многом интуитивно-понятный аспект управления проектом, по некоторым данным, отнимает у ПМ до 90% его рабочего времени. Правильно спланированные коммуникации помогут вам серьезно снизить собственные трудозатраты.
Очень существенным является выбор метода. Будет ли общение на ту или иную тему вестись устно или письменно? В последнем случае – требуются ли согласовательные подписи (и чьи) или можно ограничиться сообщением по электронной почте? Важен ли формат такого письма?
Руководствуйтесь здравым смыслом.
Наиболее существенные аспекты коммуникаций, которые всегда стоит оговаривать в любом проекте это:
- Отчеты команды о выполненных работах
- Методы коммуникаций с представителями заказчика и пользователями
- Коммуникации со спонсором
Отчеты команды о выполненных работах.
Отчеты должны быть организованы наиболее удобным для обеих сторон способом. Их необходимо адаптировать к конкретным используемым на проектах методологиям (так, при разработке ПО согласно методологии «водопад» отчеты о выполнении работ будут драматически отличаться от таковых, если применяются «гибкие» (Agile) методики).
Однако, есть несколько общих правил, которых стоит придерживаться на любом проекте:
Во-первых, плохой практикой является обсуждение статуса работ на совещаниях. Не делайте так (если только это не продиктовано методологией разработки или особой производственной необходимостью). Вам и команде и так есть, чем заняться. Просите прислать вам информацию в электронном виде. Пусть каждый создаст отчет тогда, когда ему это будет удобно, и читайте их – когда это удобно вам.
Во-вторых, не заставляйте людей без нужды много писать. Отчет о результатах должен разумно соотноситься по трудоемкости с самим результатом. Учтите также, что, подавляющее большинство технических специалистов не любят писать и сочинять документы. Для них вы можете использовать это как «наказание» («кто забыл прислать отчет – в следующий раз пишет эссе на пол страницы за всю команду»); однако не демотивируйте таких людей с самого начала. Если вам нужна цифра (сколько тебе осталось по задачке в часах?) – просите цифру и все. Если нужны комментарии – позвоните, или оставьте их на усмотрение разработчика. Помните, не все одинаково относятся к созданию даже коротких текстов.
Методы коммуникаций с заказчиком
Правила таких коммуникаций важны не только для «фиксации договоренностей», но и для соблюдения субординации.
Аналитику понадобилось съездить на объект и еще раз переговорить с пользователем – можно ли ехать сразу? Или позвонить пользователю и уточнить удобное время? Или обязательно каждый раз договариваться с его начальником?
А что если возникли вопросы к самому заказчику (скажем, директору крупного завода)? Удобно ли ему позвонить на мобильник? Или через секретаря? Или послать вопрос почтой? Или по всем вопросам за заказчика решения принимает его заместитель, и директора лучше вовсе не беспокоить?
Нарушение гласных и негласных правил предприятия – в долгосрочной перспективе ни к чему хорошему вас не приведет. Определите «правила игры» на поле заказчика и доведите их до всей команды. Это существенно снизит количество и уровень потенциальных конфликтов.
Коммуникации со спонсором
Главное, что интересует спонсора в ходе выполнения проекта – укладывается ли тот в треугольник сейчас и сохранится ли это по окончании проекта? Как правило, нюансы хода работ спонсора не очень волнуют (для этого он нанял вас).
Оговорите со спонсором до фазы исполнения – как именно вы будете держать его в курсе. Обычно, одним из самых удобных инструментов для этого является «график вех» (о нем мы упоминали в главе VIII во время шага 6 «создание расписания»).
